Uudistettu ISO 9001 -standardi tuo joustavuutta laatujärjestelmän dokumentointiin

Ovatko laatujärjestelmän rakentaminen ja laatukäsikirjan pitäminen turhaa työtä ja byrokratian pyörittämistä?

Eivät suinkaan. ISO 9001 -standardi päivitettiin vuonna 2015, ja uudistetun standardin lähtökohta on täysin päinvastainen: byrokratian ja turhan työn vähentäminen. Standardissa dokumentaation vaatimukset ovat vähentyneet. Se on mukava uutinen niille, joiden mielestä laatukäsikirjan ja menettelyohjeiden ylläpito vie liikaa aikaa ja on työlästä.

Uusimmassa ISO 9001 -standardissa eli laadunhallintajärjestelmässä ei nimetä ainoatakaan menettelyohjetta, eikä se ei enää vaadi sertifioituja organisaatioita pitämään ajantasaista laatukäsikirjaa.

Dokumentaatio eli asiakirjat ovat kuitenkin osa uudistetunkin standardin vaatimuksia. On yhä tarpeen dokumentoida, ylläpitää ja säilyttää organisaation laadunhallinnalle olennaisia tietoja. Laatukäsikirja on yksi, mutta ei enää ainoa ratkaisu täyttää vaatimus. Joustavuutta dokumenttityyppiin ja sen käyttöön on lisätty, ja paksun pumaskan sijasta kelpaa vaikkapa kevyempi mappiversio tai sähköinen dokumentaatio.

Uudistetussa standardissa dokumentoidaan vain se, mikä on liiketoiminnan ja laadun kannalta tärkeää. Standardi siis korostaa kunkin organisaation liiketoiminnan tarvetta ja on aiempaa joustavampi.

Mistä sitten tietää, onko perinteinen laatukäsikirja kuitenkin hyvä laatia? Asian voi varmistaa vaikkapa kysymällä, millainen riski syntyy, jos käsikirjan jättää tekemättä. Jos vastaus on, että riski on iso, laatukäsikirja on viisasta tehdä.

Laatukäsikirja tuli organisaatioiden työkalupakkiin 1980–1990-lukujen taitteessa, jolloin tuottavuuden ja kilpailukyvyn rinnalle nousi laatuajattelu. Laadusta tuli tärkeä menestystekijä.

Nykyisin laatujärjestelmä on kiinteä osa organisaation laadukasta johtamista – ei siis erillinen, organisaation muiden toimintojen lisäksi rakennettava järjestelmä – ja oleellinen osa laadun parantamista ja omien toimintamallien kehittämistä.

Laatukäsikirja on siis työkalu, joka sisältää tiedot organisaation laadunhallinnan jatkuvasta kehityksestä, prosesseista ja laadun mittareista. Käsikirjasta on hyötyä organisaation johdolle ja työntekijöille, sillä se sisältää standardoidut työohjeet sekä strategiseen työhön kuuluvia olennaisia apuvälineitä. Laatukäsikirjaa voidaan käyttää myös asiakastyössä toiminnan kuvaajana.

Lähtökohtana omat tarpeet

Laatukäsikirjalle ei ole olemassa valmista ohjetta, vaan jokainen organisaatio rakentaa omansa. Laatukäsikirjan lähtökohtana ovat siis organisaation omat tarpeet, ja siksi sen sisältö ja rakenne on sovitettava mahdollisimman hyvin niitä palveleviksi.

Teksti ja ilme voi olla persoonallinen, jolloin se vahvistaa organisaation imagoa. Laatukäsikirjan voi myös nimetä organisaation imagoa tukevaksi. Usein käytetään myös nimeä toimintakäsikirja tai vaikkapa ”Meidän tapamme toimia”.

Laatukäsikirjan sisältö voi olla esimerkiksi seuraavanlainen:

• Yritys tai organisaatio.
• Laatupolitiikka.
• Johdon vastuut ja tehtävät .
• Laatujärjestelmän osat ja pääsisältö.
• Laadunohjauksen ja -varmistuksen toteuttaminen ja laatupolitiikan soveltaminen.
• Laatujärjestelmän ylläpito.
• Laatujärjestelmän valvonta, auditointi.

Laatukäsikirja on yrityksen laatujärjestelmän päädokumentti ja se voidaan suunnata asiakkaille sekä omalle henkilöstölle. Se kuvaa yrityksen suhtautumisen laatuun ja pääpiirteet laatujärjestelmän toiminnasta.

Asiakkaalle laatukäsikirjassa on tarkoitus osoittaa, että yritys pyrkii järjestelmällisesti varmistamaan, että sen tarjoamat tuotteet ja palvelut ovat virheettömiä ja ne toimitetaan sovitun aikataulun mukaisesti. Lisäksi sillä osoitetaan, että yrityksen toimintatapa perustuu dokumentoituun ja säännöllisesti auditoitavaan laatujärjestelmään.

Organisaation henkilöstölle laatukäsikirja on apuväline vaikeiden tapausten selvittelyssä. Kirjasta löytyvät periaatteet ja yrityksen arvot, joista työntekijä voi saada tukea tehdessään työhön liittyviä päätöksiä.

Laatukäsikirjan muotoa tärkeämpää on, että yrityksen laatujärjestelmä on toimiva. Laatukäsikirja on vain apuväline. Sen vuoksi onkin tärkeää, että laatukäsikirja tai muu tarvittava dokumentaatio on luotu tukemaan yrityksen laatu- tai toimintajärjestelmän vaikuttavuutta. Lähtökohtana ei saa olla tiukan raamin mukainen käsikirjarunko, johon yrityksen toiminta pyritään istuttamaan, vaan päinvastoin – laatukäsikirjan tulee muokkautua yrityksen järjestelmän mukaiseksi. Pro Laadunhallinnan avulla yritys voi luoda oman laatujärjestelmän mukaisen laatukäsikirjan helposti ja yksinkertaisesti.

Hyvä laatukäsikirja:

• Auttaa ymmärtämään organisaation toimintaa kokonaisuutena.
• Kuvaa ohjauksen kannalta tärkeät asiat selkeästi, lyhyesti ja ytimekkäästi.
• Ei ole liian yksityiskohtainen.
• Ei sisällä tarkkoja työ- tai menettelyohjeita.
• Jättää alati jatkuvasti muuttuvat asiat viitteisiin.
• Toimii käytännön apuvälineenä toimintaan perehdytettäessä ja työn tekemisessä.
• Toimii apuvälineenä myös asiakastyössä.
• Lisää luottamusta organisaation toimintaa kohtaan.

Laatukäsikirja voi olla painetussa tai sähköisessä muodossa.

Perusasiat kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jossa käydään lyhyesti läpi laatukäsikirjaan liittyvät ydinasiat. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja allaolevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

Perusasiat videona

Voit myös katsoa perustietopaketin videomuodossa.

Pro Laadunhallinnan esittely

Katso alta Pro Laadunhallinnan yleisesittely videomuodossa tai lataa se pdf-muodossa.

Pro Riskienhallinnan esittely

Pro Laadunhallinnan tueksi olemme kehittäneet riskien arviointiin keskittyvän Pro Riskienhallinta -palvelun. Katso sen esittelyvideo alta tai lataa esittely pdf-muodossa tästä.